Toda institución que lleva un padrón de pacientes tiene duplicados. No es un síntoma de desprolijidad: es una consecuencia aritmética de que muchas personas distintas carguen pacientes durante años, con apuro, en un mostrador, con la información que el paciente trae encima.
El problema no es estético. Una persona cargada tres veces son tres historias clínicas incompletas: los antecedentes en una, la medicación en otra, la internación en la tercera. El profesional que atiende abre una de las tres y toma decisiones con un tercio de la información, sin ningún indicio de que le falta algo.
De dónde salen, concretamente
Los duplicados no aparecen al azar. Tienen causas identificables y bastante repetidas:
- El apellido escrito distinto. Con acento y sin acento, con una sola ese, con el segundo apellido y sin él, con dos nombres invertidos.
- El documento que todavía no está. El recién nacido, la persona que llega sin documentación a una guardia, el paciente que no lo trae. Se carga sin número o con un número provisorio, y cuando aparece el real se crea otro registro.
- El cambio de tipo de documento. Alguien cargado con documento extranjero que después tramita el nacional queda como dos personas distintas, y las dos son válidas.
- La búsqueda que no encontró. Es la causa más común y la más silenciosa: el paciente existe, quien lo atiende no lo encuentra —porque busca por apellido y está cargado distinto— y lo crea de nuevo. El sistema no falló: el buscador sí.
La identidad son tres datos, no uno
Es tentador declarar que el número de documento identifica a la persona y cerrar el tema. En la práctica no alcanza, por dos razones que aparecen enseguida.
La primera es que el mismo número puede existir en distintos tipos de documento. La segunda es que, en cualquier base grande, hay números repetidos por errores históricos de carga que nadie corrigió nunca.
Lo que funciona es identificar por la combinación de tipo de documento, número y sexo. Es una definición modesta y tiene una virtud: no hay que confiar en ella para nada más. Es el criterio para decidir si dos filas son la misma persona, no un juicio sobre la persona.
Unificar no es borrar
Acá está el error que hace que la mayoría de las limpiezas de padrón terminen peor de lo que empezaron.
Cuando se detectan dos registros de la misma persona, la reacción natural es quedarse con el que tiene más datos y borrar el otro. No se puede. Del registro que se borra cuelgan atenciones, turnos, internaciones, recetas, estudios y facturación. Borrarlo deja todo eso apuntando a un paciente que ya no existe, y el daño es peor y más difícil de revertir que el duplicado original.
Unificar significa otra cosa: elegir un registro como principal, reasignarle todo lo que colgaba del otro —cada atención, cada turno, cada documento— y recién entonces marcar el duplicado como tal, sin destruirlo. Si la unificación estuvo mal hecha, hay a dónde volver.
La detección se automatiza, la decisión no
Un sistema puede y debe hacer el trabajo pesado: recorrer el padrón, comparar por documento, por nombre normalizado, por fecha de nacimiento, y armar una lista de candidatos a duplicado, ordenados por qué tan probable es que lo sean.
Lo que no puede es unificar solo. Dos hermanos con nombres parecidos y fechas de nacimiento cercanas dan un puntaje alto de similitud y son dos personas. Un padre y un hijo con el mismo nombre, también. La unificación automática de esos casos crea un problema clínico serio: mezcla las historias de dos personas distintas, y eso sí que no se detecta después.
El criterio que funciona es simple: el sistema propone, una persona de la institución confirma. Con la lista servida y ordenada, revisar cientos de casos es trabajo de días y no de meses. Sin la lista, no se hace nunca.
Prevenir es más barato que unificar
Toda esta discusión se reduce bastante si el alta de pacientes está bien resuelta. Tres cosas hacen casi todo el trabajo:
- Un buscador que perdona. Que encuentre por documento, por apellido parcial, sin acentos y sin distinguir mayúsculas. La mayoría de los duplicados nace de una búsqueda que no encontró a alguien que estaba.
- Buscar antes de crear, siempre. Que el alta no sea un formulario en blanco al que se llega directo, sino el paso siguiente de una búsqueda que no dio resultados. Cambia el comportamiento sin necesidad de capacitar a nadie.
- Un aviso al grabar. Si el documento que se está cargando ya existe, la pantalla lo dice antes de guardar, no después.
Un beneficio lateral que no es lateral
Un padrón limpio no solo mejora la atención. También arregla números que la institución venía mirando sin saber que estaban mal: cuántos pacientes se atienden de verdad, qué cobertura tiene la población, cuántos controles se hicieron sobre cuántas personas.
Con duplicados, todos esos indicadores están inflados en una proporción que nadie conoce. Y un indicador que está mal en una magnitud desconocida es peor que no tener el indicador, porque igual se usa para decidir.
Inforint Salud identifica al paciente por tipo y número de documento junto con el sexo, ofrece búsqueda unificada en todos los módulos y permite detectar y unificar registros duplicados reasignando toda la historia al registro principal, con revisión de la institución. Escríbanos para verlo.
